La BDES, base de données économiques et sociales a été envisagée par les partenaires sociaux pour mener à bien les consultations et informations récurrentes, liées au dialogue social de l’entreprise. Pour comprendre son utilité et son fonctionnement, nous avons interviewé Maître Eric Pouliquen, Spécialiste en droit du travail chez Willway-Avocats et co-auteur de “ Le guide de la BDES : Réglementation, stratégie, mise en place” aux Éditions Liaisons. Le cabinet Willway-Avocats, partenaire de WINCHApps a répondu à une série de 7 questions clés sur la BDES.
Pouvez-vous nous expliquer ce qu’est la BDES ?
Il s’agit d’un support unique rassemblant les informations récurrentes à destination du CSE. Son contenu peut être adapté par accord collectif d’entreprise. Sa mise en place est obligatoire pour les entreprises de 50 salariés et plus.
La BDES est obligatoire depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus, et depuis le 15 juin 2015 pour les entreprises entre 50 et 300 salariés. Or, un certain nombre d’entreprises n’ont pas encore de BDES ou des formes incomplètes.
Elles n’en sont pas les seules responsables puisque les représentants du personnel peinent à s’emparer de l’outil. En effet, beaucoup de BDES présentent un aspect rébarbatif, un peu à l’image des statistiques de l’INSEE, qui ne passionnent que les spécialistes !
À quoi sert la BDES au sein d’une entreprise ?
La BDES a vocation à servir de support aux trois grandes consultations annuelles du CSE sur les orientations stratégiques, la situation économique ainsi que sur la politique sociale et l’égalité hommes/femmes. Elle sert également lors de la consultation annuelle sur la santé et la sécurité au travail.
Au final, son objectif est de favoriser un dialogue social plus simple et mieux construit, grâce à un partage de l’information économique et sociale entre la direction et les représentants du personnel. Bien utilisée, la BDES va devenir un outil de communication sociale très intéressant, pour peu que l’on dépasse la seule obligation légale et réglementaire et que l’on aboutisse à établir avec les partenaires sociaux, un diagnostic partagé de la situation économique et sociale de l’entreprise. En effet, arriver à un diagnostic partagé va permettre de gagner du temps dans la recherche de solutions dans le dialogue social.
Quels sont les formats possibles pour la BDES ?
À partir de 300 salariés, la BDES est obligatoirement dématérialisée sur un support numérique. Les entreprises de moins de 300 salariés peuvent encore opter pour le papier. Par ailleurs, tout le contenu du bilan social (obligatoire uniquement dans les entreprises de 300 salariés et plus) doit être intégré dans la base de données économiques et sociales.
À quel niveau faut-il mettre en place la BDES ?
La BDES doit être mise en place au niveau de l’entreprise, ou bien encore de l’UES (Unité Economique et Sociale). La BDES peut être également implémentée au niveau du Groupe à condition qu’un accord collectif soit signé en ce sens.
De même, elle peut contenir des informations au niveau des différents établissements. Pour autant celles-ci doivent être centralisées in fine, au niveau de l’entreprise ou de l’UES.
Quelle période les données de la BDES doivent-elles couvrir ?
La BDES doit fournir des données couvrant les deux dernières années, l’année en cours et les trois années suivantes. Il n’est pas toujours simple de fournir des chiffres pour les trois années suivantes. Le législateur admet donc que seules de grandes tendances puissent être fournies. Dans ce cas de figure, des commentaires doivent accompagner la formulation de ces grandes tendances afin de les expliciter.
Les données sont périodiquement actualisées, le plus souvent annuellement, mais certaines le sont trimestriellement, par exemple. Il faut se reporter au Code du travail afin de vérifier la périodicité des informations à fournir.
Qui a accès à la BDES et quelles informations sont confidentielles ?
Les informations contenues dans la BDES ne sont pas par nature confidentielles. C’est à l’employeur d’indiquer quelles informations sont confidentielles ainsi que la durée de cette confidentialité. Pour leur part, les représentants du personnel sont tenus, pour l’essentiel, à une simple obligation de discrétion.
La BDES doit en permanence être accessible aux membres du CSE. Certaines personnes extérieures au CSE peuvent également avoir accès à tout ou une partie de la BDES. À savoir, médecin du travail, inspection du travail, experts du CSE…
Que risque-t-on en cas de BDES manquante ou incomplète ?
En cas de BDES manquante, incomplète ou non mise à jour, les IRP peuvent saisir le Tribunal Judiciaire (ex-TGI).
Il met en demeure et sous astreinte par jour de retard, l’employeur de mettre en place la BDES ou de fournir les éléments qui font défaut.
Les tribunaux considèrent que l’absence ou l’insuffisance de la BDES, empêche le fonctionnement normal du CSE et ne lui permet pas d’exécuter normalement ses missions. Les astreintes prononcées oscillent souvent entre 50 € et 100 € par jour de retard.
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