Encore peu connu, le Bilan Social Individuel – BSI – est un outil à fort impact social pour valoriser l’offre employeur auprès des collaborateurs. Plus spécifiquement, à l’heure où la marque employeur est aujourd’hui déterminante¹ pour attirer et fidéliser candidats et collaborateurs, ce document devient un moyen de communication RH essentiel. Sa vocation ? Présenter à chaque collaborateur sa rémunération globale (salaires et périphériques) et l’ensemble des avantages sociaux : l’épargne salariale, protection sociale, temps de travail, formation… L’enjeu principal pour les entreprises étant d’expliciter ses initiatives sociales de manière concrète, pédagogique et transparente.
AG2R LA MONDIALE est précurseur en matière de bilan individuel social. Depuis 1999, il a mis en place ce dispositif, d’abord en format papier, puis, dès 2013, en format dématérialisé.
Sylvie Lepers, Chargée de l’image employeur, explique les bénéfices et la manière dont le projet a été déployé en interne, avec succès.
Le choix du BSI digitalisé : transparence, pédagogie et accessibilité
Le BSI a convaincu les équipes RH d’AG2R LA MONDIALE depuis 1999. « Pour les collaborateurs, c’est un éclairage synthétique, complet et accessible de la rémunération globale et périphérique » souligne Sylvie Lepers. En effet, les politiques de rémunération et sociales sont parfois difficilement lisibles par les collaborateurs. Le BSI permet de centraliser et d’expliquer toutes les informations en allant au-delà « de la fiche de paie ». Et ce, de manière individualisée.
Le premier objectif est de favoriser « une prise de conscience » de l’offre employeur. Il s’agit de rendre visible et transparent les avantages mis à disposition . En effet, ils sont, parfois, perçus comme des acquis « car trop complexes ou dispersés à différents endroits ». Sylvie Lepers explique : « chez AG2R LA MONDIALE, les avantages sociaux sont nombreux, il est important de les valoriser. Le BSI est un levier de communication et de pédagogie des politiques RH. »
Le choix de passer au format digitalisé s’est fait dans un contexte de transformation digitale globale au sein du groupe : « pour les équipes RH, il était naturel de passer au format BSI numérique ». Le projet de BSI Digital mené avec WINCHApps a permis de produire un BSI homogène pour tous au niveau du groupe. Pour fluidifier l’information sur les sujets RH et sociaux, le digital reste un facilitateur.
À quoi ressemble le BSI digital AG2R LA MONDIALE ?
Le bilan individuel social numérique WINCHApps est riche en informations chez AG2R LA MONDIALE. Sylvie Lepers souligne : « nous voulions qu’il soit facile et agréable à lire et que toutes les informations soient centralisées au même endroit ». Quelles informations trouve-t-on ? Sur un espace individualisé et accessible via l’intranet, chaque collaborateur dispose, en ligne, de son bilan (de l’année précédente) :
- Un édito pour communiquer et informer les collaborateurs
- La situation du salarié : statut, convention collective, date d’entrée, taux d’activité
- Une synthèse chiffrée de l’ensemble des dispositions salariaux et sociaux
- La rémunération : directe, fixe et variable. Ainsi que la rémunération différée et l’épargne salariale : intéressement et participation, plans d’épargne type PEE, PERCO, et pour les entreprises qui en disposent, les stock-options, les plans d’attribution d’actions gratuites
- Le temps de travail : congés, RTT, congés spéciaux, CET
- La protection sociale : mutuelle, prévoyance, retraite
- La retraite : cotisations…
- La formation : suivies, Compte Personnel de Formation
- Les autres avantages : la restauration, le transport
« L’environnement est dynamique ce qui rend la lecture claire et le pilotage plus souple également ». Il est possible de modifier une donnée si le collaborateur remonte une incompréhension sur un chiffre ou une information.
« Ce qui était impossible en format papier » relève Sylvie Lepers.
Déploiement : quid des bonnes pratiques pour lancer son BSI numérique
« Notre BSI en ligne donne accès aux managers à une synthèse de la rémunération de leurs collaborateurs, et ce, sur 3 ans. Une seule partie est bien sûr visible car des informations restent confidentielles. Cette transparence sont des leviers pour faciliter le management d’équipe » souligne Sylvie Lepers. Ainsi, le BSI digital WINCHApps a été présenté en avant-première aux managers pour faciliter son appropriation.
Dans un second temps, il a été déployé auprès des collaborateurs : « nous avons réalisé des communications sur l’intranet puis envoyé une campagne d’emails. Une anecdote : nous avons présenté toute l’équipe projet qui travaillait sur cette initiative. Cette approche, très ouverte et transparente, a été bien accueillie ».
Ces actions d’accompagnement du changement proposées par WINCHApps , mêlant communication et formation, ont rapidement démontré des résultats positifs : en 2018, les taux de consultation ont atteint 82 % sur 8000 BSI en ligne. Au niveau qualitatif : « Avec WINCHApps, nous avons pu faire une enquête de satisfaction : le taux de satisfaction a atteint presque 97% sur près de 400 répondants ». Les verbatims soulignent l’impact social fort auprès des collaborateurs et managers.
« Très bonne initiative. J’apprécie la rapidité pour trouver les informations personnelles, très bien synthétisées. »
Retour collaborateur
« Meilleure lisibilité des données individuelles, vive le digital ! »
Retour collaborateur
« Cela permet de bien faire prendre conscience aux collaborateurs de l’étendue des avantages dont ils bénéficient, en particulier toute l’épargne salariale et la protection sociale complémentaire. »
Retour manager
Digital versus papier ? Les 4 points qui font la différence
« Un BSI digital est plus souple pour les collaborateurs comme pour l’équipe RH qui le déploie chaque année » selon Sylvie Lepers. On retient 4 grands bénéfices :
- Facilement accessible en ligne pour le collaborateur et le manager
- La lecture web est plus agréable car moins figée qu’un PDF ou qu’un livret imprimé. En un clic, chaque collaborateur a accès à sa formation, sa retraite, son compte épargne temps…
- Agile et réactif. L’équipe RH peut ajuster en temps réels : « nous avons une boîte mail dédiée au support : dès qu’il y a un questionnement remonté par un collaborateur, on peut corriger car on a la main sur l’administration WINCHApps ce qui permet des mises à jour tout au long de l’année ».
- Piloter et communiquer de manière ciblée. « Nous avons aussi accès à un reporting : il est possible de cibler nos actions de communication et d’accompagnement auprès de collaborateurs qui ne se seraient pas connectés ». Une vision utilisateur à la fois globale et précise nécessaire pour déployer en masse (plus de 8000 BSI) auprès de populations régies par différentes conventions collectives.
BSI et culture d’entreprise : un outil de dialogue social à inventer
Cette année, de nouvelles initiatives RH se profilent autour du BSI confie Sylvie Lepers : « On aimerait que le bilan social individuel soit un véritable outil de dialogue entre managers et collaborateurs ». Aujourd’hui, il est essentiellement consulté lors de l’actualisation et de son lancement en début d’année. Puis, un autre pic est visible lors des entretiens individuels à la fois par les managers et les collaborateurs. Comment aller plus loin ? « Pourquoi pas créer un RDV annuel entre manager et collaborateur lors du lancement du BSI. Ce serait une occasion privilégiée pour échanger », propose Sylvie Lepers.
Ainsi, le BSI digitalisé est un outil modulable en fonction de la culture d’entreprise et de ses pratiques managériales ou RH. À chacun d’inventer son modèle d’utilisation. Dans tous les cas, selon Sylvie Lepers, « c’est un vrai plus. L’équipe WINCHApps, grâce à sa réactivité, son efficacité et ses méthodes de travail agiles, nous a vraiment aidés à créer un BSI à notre image ».
Sources :
¹69% des candidats avouent postule à une offre d’emploi grâce à un intérêt suscité à travers la marque employeur. (Sources Glassdoor)