La crise du Coronavirus pousse les entreprises à se réorganiser pour généraliser le télétravail à 100%, quand l’activité le rend possible. Si 79 % (1) des Français y sont favorables, rien ne garantit sa réussite après 6 semaines ou plus. Pour cela, les managers sont en première ligne. En plein confinement, ils doivent maintenir la continuité de l’activité, rassurer et garantir les liens au sein des équipes. Un rôle fondamental et exigeant face à une situation inédite. Quels sont les indispensables pour manager son équipe à distance dans les meilleures conditions ? Quelle posture favoriser pour conserver l’engagement de chacun ? 4 conseils pour faire de cette période une réussite collective dans la durée.
🙌 Maintenir le lien grâce à une bonne communication
Une des problématiques rencontrées en télétravail est le bon fonctionnement du collectif. Particulièrement quand il a lieu à 100% et qu’il risque de durer ! Le rôle du manager est clé pour poser les bases et le rythme de la communication à distance, en groupe et en individuel. Dès le début, il s’agit de créer et de proposer des “rituels” permettant de structurer la journée et, plus largement, la semaine :
- Un point journalier collectif pour lancer la journée, maximum 30 minutes
- Un appel individuel hebdomadaire avec, en complément, la possibilité d’échanger via messagerie en cas de questions
- Un RDV d’équipe en fin de semaine pour “prendre la température”, faire le point sur les livrables en cours et échanger sur les difficultés rencontrées comme les victoires réalisées.
Des dispositifs déjà plébiscités par les managers qui, depuis le début du confinement, tentent d’instaurer une réelle relation de proximité avec leurs collaborateurs grâce à des appels réguliers pour 92% d’entre eux et l’organisation de plusieurs points d’équipe par semaine pour 48%.
N’oubliez pas l’informel ! Le café du vendredi ou le petit-dej’ du mercredi peut se substituer à une visioconférence conviviale. Par exemple : partage de bonnes pratiques sur le confinement, les applications de sport dénichées sur le web, les anecdotes de parents en télétravail…
📲 Miser sur le digital pour mieux collaborer
Pour garder contact et entretenir une communication fluide, la technique ne doit pas être un frein. Il faut donc utiliser les bons outils – et les faire adopter – afin de rester en contact malgré la distance. En tant que manager, validez bien que l’ensemble de votre équipe ne rencontre pas de freins techniques : accès internet, VPN etc.
🛠 Quels sont les outils indispensables ?
- Pour collaborer : Zoom permet de créer une salle virtuelle dans laquelle les collaborateurs peuvent interagir depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone. Ainsi, en plein confinement, les équipes continuent d’organiser leurs appels téléphoniques ou en visioconférence, à deux ou en équipe. Klaxoon va plus loin : l’outil facilite l’interactivité et l’engagement des différents participants. Idéal pour gérer des ateliers à distance grâce à une palette d’outils : post-it, brainstorming, jeux ou défis collectifs, quiz, recueil de feedbacks etc.
- Pour partager les informations : selon un récent sondage réalisé depuis le début du confinement, 48% des managers pointent comme principale difficulté le partage de l’information. Le cloud de Google est un moyen de partager ou transférer des fichiers facilement. Teams, outil de gestion de projet Microsoft, est disponible au sein d’Office 365. Les objectifs ? Réunir l’équipe au sein d’un même “endroit” virtuel. Puis, d’inciter les collaborateurs à participer aux réunions d’avancement et à consolider les fichiers.
- Pour discuter facilement : les différentes messageries instantanées disponibles sur le web ou une application mobile permettent de communiquer de manière désintermédiée avec un ou plusieurs collègues grâce aux canaux de discussions (groupes). Les plus connus sont Slack, Hangout, Skype.
Attention, pour éviter de se faire submerger par tous ces canaux et limiter les RPS (risques psychosociaux), établissez avec vos collaborateurs des règles communes de fonctionnement. Quel canal utiliser pour quel objectif ? Degré d’urgence versus d’importance ? Quand se rendre disponible ? Quand utiliser la communication synchrone et asynchrone ?
🎯 Changer ses méthodes de travail… pour préparer “l’après”
Le télétravail “forcé” est un accélérateur du changement dans les pratiques managériales. En effet, la supervision directe et le micro-management par les horaires ne conviennent pas vraiment au télétravail. C’est même contre productif. Profitez de la distance imposée pour donner plus d’autonomie à vos collaborateurs. Pas si simple… car il faut s’extraire de la culture du “contrôle” encore très présente en France !
Comment faire ? Oubliez le “flicage” ! Tournez-vous vers la gestion du travail par les résultats ou le management par objectif prôné Peter Drucker. Mettez-vous d’accord sur les objectifs et les livrables, puis définissez des jalons pour chacun de vos collaborateurs. Pour faciliter la transition, restez disponibles et à l’écoute de leurs questionnements. C’est également l’occasion d’installer des pratiques plus participatives afin d’entretenir la motivation et de renforcer l’engagement…. à distance. Encouragez vos collaborateurs à proposer des initiatives pour l’équipe, à se lancer dans de nouveaux projets, à développer de nouvelles compétences… Une manière de préparer “l’après”.
🙌 Accompagner le changement et rassurer
Le télétravail demande de l’accompagnement, surtout en période de crise telle que le COVID-19. En tant que manager, vous en êtes le relais opérationnel : vous devez donc identifier les personnes qui ont le plus besoin de soutien en termes techniques ou organisationnels. Commencez par faire un point individuel pour identifier les points bloquants, puis, proposez un suivi particulier, au besoin. Plus globalement, laissez votre “porte” ouverte sur certains créneaux : laissez vos collaborateurs vous contacter pour toute question ou doute en créant une “permanence” via messagerie instantanée ou conférence téléphonique en mode “questions-réponses”.
En parallèle, pour rassurer les collaborateurs les plus inquiets sur l’avenir, nous vous conseillons de créer une “cellule de crise” au sein de l’entreprise. Pour la constituer, coordonnez-vous avec l’équipe des ressources humaines et nommez un “référent” afin que les salariés sachent à qui poser toutes leurs questions (RH, sociales…).
Pour terminer, il est primordial de communiquer régulièrement sur la situation de l’entreprise. Chaque semaine, un mot de la Direction et des RH est nécessaire pour donner de la visibilité : un mail couplé à une visio pour répondre aux questions par exemple. En tant que manager, vous êtes en charge de “cascader” ces messages et préciser certains points opérationnels.
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Sources
(1) Rapport Glassdoor sur les perceptions et les défis liés au travail à domicile,19 mars 2020