Base de
Données Économiques et Sociales :
le guide complet

Guide pratique
pour tout comprendre de la BDES !

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES), anciennement appelée Base de Données Unique (BDU) est un document obligatoire qui doit être géré et mis à jour par les entreprises de plus de 50 salariés. En termes de dialogue social, cet outil est clé car il agglomère les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Nous vous proposons un guide complet pour tout comprendre de la BDES.

La BDES ou BDU :

Qu'est-ce que c'est ?

Un support unique rassemblant les informations récurrentes à destination du CSE

Auparavant, il était question de BDU ou de Base de Données Unique. La loi relative à la sécurisation de l’emploi, entrée en vigueur le 14 juin 2013, a rendu la mise en place de la BDES obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Deux ans plus tard, l’obligation s’est élargie aux entreprises entre 50 et 300 salariés.

Il s’agit d’un support unique rassemblant les informations récurrentes à destination du CSE. La BDES compile ainsi toutes les données chiffrées relatives à l’entreprise : orientations stratégiques, documents comptables et financiers, bilan social, informations périodiques… Ainsi, tout est désormais regroupé dans une base de données unique régulièrement actualisée, au format papier ou numérique.

Découvrez notre infographie sur la BDES

Quel est le contenu

obligatoire et légal de la BDES ?

Les items obligatoires varient selon l’effectif de l’entreprise mais, globalement, on y retrouve :

Les données économiques : le chiffre d’affaires de l’entreprise, sa valeur ajoutée, les fonds de l’entreprise, ses impôts et ses taxes, ses investissements, les aides publiques…
Les données sociales : les conditions de travail, l’évolution du nombre de salariés par contrat, par âge, par catégorie et par ancienneté, leur rémunération, ainsi que celles des employeurs et des actionnaires.

La base ainsi créée par l’entreprise doit contenir plusieurs éléments, parmi lesquels :

L’investissement social, correspondant à l’évolution des effectifs, dans le détail
L’investissement matériel et immatériel
L’analyse de l’égalité professionnelle entre hommes et femmes
Le niveau de fonds propres, l’endettement et les impôts
L’évolution des rémunérations salariales et de l’épargne salariale
Les sommes consacrées aux activités sociales et culturelles
Les partenariats
Les transferts commerciaux et financiers réalisés entre les différentes entités lorsqu’il s’agit d’un groupe

Lorsque la société compte moins de 300 salariés, son fonctionnement est entériné via un accord d’entreprise ou un accord de branche.

Attention : en l’absence de base de données économiques et sociales, l’employeur est coupable de délit d’entrave, passible d’une amende de 7 500 €.

Les formats de la BDES :

papier ou numérique ?

A partir de 300 salariés, la BDES est obligatoirement dématérialisée sur un support numérique. Pour le reste, il est possible d’opter pour le format papier.

Quid des solutions digitales

Les solutions digitales de saisie et de restitution offrent l’avantage d’un pilotage 100% automatisé et dématérialisé :
Intégration de tous les indicateurs existants afin que l’employeur fournisse rapidement aux IRP l'ensemble des informations inscrites dans la loi
Mise à disposition, en standard, des indicateurs du légal contrairement aux solutions GED, plus statiques
Possibilité de suivre les évolutions légales via une veille que nos experts rendent accessible à tous nos clients
Un accès aux données sécurisées

Découvrez notre BDES

BDES : quel est son rôle
au sein de l'entreprise ?

La BDES est mise à disposition des instances représentatives du personnel (IRP). Elle sert de support aux trois grandes consultations annuelles du CSE sur les orientations stratégiques, la situation économique ainsi que sur la politique sociale et l’égalité hommes/femmes. Également, elle est utilisée lors de la consultation annuelle sur la santé et la sécurité au travail.

Son objectif ?

Favoriser un dialogue social plus simple et mieux construit, grâce à un meilleur partage de l’information entre la direction et l’entreprise. C’est donc un formidable outil de communication sociale !

Présentation de la BDES en vidéo

BDES : Comment

la mettre en place ?

La BDES doit être mise en place au niveau de l’entreprise ou de l’UES, à savoir l’Unité Economique et Sociale. Il est aussi possible de l’implémenter au niveau du Groupe à condition qu’un accord collectif soit signé. De même, elle peut contenir des informations au niveau des différents établissements, à condition que celles-ci soient toujours bien centralisées au niveau de l’entreprise.

BDES : Quelles périodes

doit-elle couvrir ?

En l’absence d’un accord spécifiant une autre période (l’article L2312-21), la période ciblée débute deux années avant l’année en cours et s’étale sur les trois années à venir (perspectives).

Qui peut

consulter la BDES ?

La BDES doit en permanence être accessible aux membres du CSE (IRP, délégués syndicaux, CE…). Les informations ne sont pas par nature confidentielles. C’est à l’employeur d’indiquer quelles informations le sont ainsi que la durée de cette confidentialité. De même, certaines personnes extérieures au CSE peuvent avoir accès à tout ou partie de la BDES (médecin du travail, inspection du travail…). Tous les utilisateurs de la base de données ont une obligation de discrétion lorsque des informations sont indiquées comme confidentielles par l’employeur.

À noter qu’à chaque actualisation de la BDES, l’employeur se doit de notifier les représentants du personnel suffisamment tôt pour qu’ils puissent préparer leur consultation.

BDES : Les sanctions possibles

en cas de manquement ?

En cas de BDES manquante, incomplète ou non mise à jour, l’employeur s’expose à une amende de 7 500 € pour délit d’entrave. En effet, le CSE ou l’IRP peut saisir le tribunal de grande instance, qui forcera l’employeur à communiquer les éléments manquants.

D’où l’importance de mettre à jour le contenu de votre BDES ! En effet, elle doit être actualisée avant les trois grandes consultations obligatoires annuelles du CSE. Pour certains éléments, le code du travail prévoit qu’ils soient étayés par des explications afin de décrypter les informations chiffrées.

BDES : Quoi de neuf
depuis les ordonnances Macron ?

La réforme du code du travail a renforcé le dialogue social au sein de l’entreprise (article L. 2232-12). Un accord d’entreprise, ou en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE, peut définir les éléments suivants :

L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES (à travers l’ajout de nouvelles rubriques)
Les modalités de fonctionnement (droit d’accès, niveau de mise en place dans une entreprise comptant plusieurs établissements)
Le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la BDES
La période sur laquelle portent les informations

Puis, dans les entreprises de 300 salariés et plus, la BDES doit obligatoirement être sur un support numérique. Tout le contenu du bilan social doit aujourd’hui être intégré dans la Base de Données Economiques et Sociales.

Les avantages de la

BDES digitale @WINCHApps ?

WINCHApps a conçu une solution de saisie et de restitution de la BDES pour offrir aux entreprises une base de données RH en phase avec les évolutions du cadre légal. La solution intègre tous les nouveaux indicateurs, notamment ceux en lien avec l’égalité professionnelle, afin que l’employeur fournisse rapidement aux IRP l’ensemble des informations inscrites dans la loi.

Les plus ?

Donner facilement accès aux informations essentielles aux acteurs du dialogue social : grâce à des indicateurs préconfigurés, mettez rapidement à disposition des informations ciblées.
Mettre à disposition du CSE des tableaux de bord, des analyses et des rapports de qualité totalement customisables.
Grâce à la flexibilité dans la gestion des nouveaux indicateurs, les équipes RH mettent à jour instantanément les données et les tableaux de bord.
Disposer d'une interface vous permettant de créer, modifier et gérer vos restitutions.
Offrir une une gestion centralisée intuitive pour profiter d'un workflow de validation des données et des notifications.
Simplifier l’expérience utilisateur pour les administrateurs et membres du CSE : suivre les évolutions légales via une veille que nos experts mettent à disposition.

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