Le travail change alternant des phases de distanciel et de présentiel. Parfois les deux simultanément. Pour améliorer la collaboration hybride, il faut outiller les équipes et digitaliser un certain nombre de processus. Quels sont les outils nécessaires pour faciliter la gestion d’équipe, la communication ou encore le dialogue social ? À quelles difficultés, les entreprises se heurtent-elles et comment y répondent-elles ? Voici un panorama de l’équipement idéal (ou presque) en milieu hybride.
Travail hybride : décryptage d’une notion nébuleuse pour beaucoup !
Selon cette enquête sortie en janvier 2022, un salarié sur deux est en télétravail ponctuel et/ou régulier dans 80 % des entreprises, le 100 % télétravail ne concernant que 10 % des structures. Le travail hybride est un mixte des deux : une organisation où l’employé partage son temps entre le bureau et la maison (ou tout autre lieu : café, bibliothèque, espace de co-working, etc.). Pour répondre aux attentes des collaborateurs, bon nombre d’entreprises s’aventurent dans cette nouvelle configuration ! Ainsi, il n’est plus rare de mener des réunions où une partie des salariés est à distance et l’autre, sur site. La collaboration, plus particulièrement, demeure un enjeu clé.
En effet, selon un article du HBR “Le travail hybride, qui admet par sa nature une asymétrie, laisse anticiper une dégradation du sentiment d’isolement, notamment pour les télétravailleurs, qui sont susceptibles de se sentir déconnectés des collaborateurs sur site”. C’est pourquoi, la configuration doit favoriser des relations de qualité où “chacun pourra développer un fort sentiment d’appartenance, en partageant des moyens de travail et des standards d’interaction communs”. Face à ces enjeux, on comprend l’importance du choix de l’équipement !
La boîte à outils pour faciliter l’adoption du travail hybride
Communication agile et facilitée
Aujourd’hui, dans un monde du travail virtuel, une communication claire et efficace est encore plus importante. Pourtant, elle est plus difficile : pour tenir les membres des équipes informés, il faut assurer des canaux de communication ouverts et facilement accessibles. C’est la garantie pour limiter l’isolement ou le sentiment d’un management à deux vitesses. Pour cela, il faut investir dans les outils de communication en temps réel. Ils permettent à des équipes hybrides de publier des messages, de contribuer, ou encore d’échanger sur des problématiques ciblées. De nombreux outils sont connus : Slack, Teams et Zoom grâce à la possibilité de lancer rapidement des discussions en vidéo ou “chat”. Les outils ne faisant pas tout, il est d’autant plus important de former les équipes aux compétences en matière de communication : usage, email, formalisation…
Gestion de projet en temps réel
Les salariés participent de plus en plus à des projets variés, souvent à distance. Ceci rend la gestion et le suivi global plus complexes. Comment maintenir une bonne organisation lorsque certains membres de l’équipe sont éloignés ? Les outils de gestion de projet offrent la possibilité de suivre différentes feuilles de route et les ressources associées grâce à des tableaux de bord partagés. Concrètement ? Chacun voit les tâches qui leur sont assignées, l’avancement du projet ou les délais à respecter. On trouve dans cette catégorie ProofHub, Trello et Workfront par exemple.
Dialogue social digitalisé
La crise sanitaire a nécessité un meilleur partage des informations sociales et économiques. Pourquoi ? Il a fallu continuer à négocier sur les conditions de travail, les RPS (risques psychosociaux) et préparer l’après-crise. Pour faciliter ces accords, la base de documents et d’informations, la BDESE (BDU) digitale, est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Ses avantages ? L’outil rassemble les informations récurrentes à destination du CSE et sert de support aux trois grandes consultations annuelles du CSE sur les orientations stratégiques, la situation économique ainsi que sur la politique sociale et l’égalité hommes/femmes.
Elle compile toutes les données chiffrées relatives à l’entreprise : orientations stratégiques, documents comptables et financiers, bilan social, informations périodiques… Tout est regroupé dans une base de données unique régulièrement actualisée, au format numérique. À distance, la BDESE digitale offre l’avantage d’un pilotage 100 % automatisé et dématérialisé. Une clé pour gérer le dialogue social en mode hybride.
Collaboration optimisée
Le travail du futur prend la forme d’un équilibre entre autonomie et cohésion à condition d’assurer une bonne collaboration. Ce qui implique un accès à l’information et aux services sans disparité que le salarié exerce à distance ou sur site. Comment assurer l’égalité de traitement pour tous ? Google propose par exemple des réunions hybrides façon “feu de camp” : les salariés s’assoient en demi-cercle autour d’une caméra 360° qui permet à ceux à distance de suivre le déroulé sans problème. Par ailleurs, il s’agit aussi de garantir l’accès aux fichiers importants à toute personne, de n’importe où et n’importe quand. Puis, lorsque les membres d’une équipe travaillent dans des lieux différents, les logiciels de collaboration doivent également favoriser la collaboration sans frein des travailleurs hybrides. Les outils tels que Asana, Google Drive ou Microsoft Teams répondent à ce besoin.
Gestion simplifiée des temps de travail et suivi de l’engagement
Une des difficultés pour les managers de projet est la gestion des équipes hybrides : “Mon équipe va-t-elle mener ses missions et continuer à atteindre ses objectifs ? Comment m’assurer de leur implication ?”. Avec la flexibilisation du travail, il est possible de choisir son lieu de travail, gérer ses horaires, organiser ses missions… En bref, chacun choisit sa propre organisation ! Or, pour l’employeur, cela devient vite un casse-tête. Tout l’enjeu est de maintenir l’activité tout en gérant au mieux la charge de travail et sa répartition. Dans cette optique, des outils dédiés à la gestion du personnel permettent de suivre les taux de charge des salariés hybrides.
Quels sont ceux qui sont en surcharge de travail ou ceux qui sont en sous-activité ? Puis, il est aussi possible d’automatiser le suivi du temps de travail. À savoir, voir en temps réel si certains collaborateurs accumulent les heures supplémentaires. Certains outils indiquent même leur degré d’activité en suivant l’utilisation du clavier, de la souris, des applications et d’autres paramètres : Hubstaff, Officevibe et JotForm.
Pour finir, si les membres des équipes travaillent à la fois au bureau et à domicile, il faut s’assurer que tous les collaborateurs sont engagés et contribuent. Il existe des sondages capables de les interroger rapidement sur leur engagement. Quelques exemples : Supermood, Jubiwee, Culture Amp.
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