Les processus RH sont nombreux : gestion du personnel, des absences, de la paie, de la formation, du recrutement… Cela représente souvent une palette de métiers, ce qui n’est pas simple à gérer pour les équipes. Alors, pour pallier un éventuel manque de temps ou de ressources, envisager une « externalisation RH » est une option pertinente. Or, de nombreux freins internes existent en interne. Nous vous proposons cinq pistes pour adresser les incertitudes liées à un projet d’outsourcing RH.
Comprendre l’externalisation RH pour éviter les incompréhensions
L’externalisation RH consiste à confier à un prestataire externe la prise en charge d’un ou plusieurs processus RH via l’exploitation d’un logiciel de gestion. Par exemple, la gestion de la paie, du recrutement, de la formation… C’est une véritable décision stratégique à prendre afin de répondre à des enjeux de compétitivité, de marque employeur, de rentabilité… En effet, un bon nombre de tâches RH restent chronophages, notamment celles liées à l’administratif. Pourtant, elles restent essentielles pour assurer la conformité légale et maintenir le lien avec les salariés. Le dilemme ? Dégager du temps pour les RH afin de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (gestion des talents, GPEC, négociation sociale etc.) tout en maintenant une grande disponibilité envers les collaborateurs. Cet aspect est très important à prendre en compte pour convaincre (et rassurer) les équipes de basculer vers un outil RH.
Décrypter les principaux avantages et les communiquer
Pour convaincre, il faut aussi savoir mettre en avant les avantages de faire appel à un prestataire externe.
Voici un florilège non exhaustif des grands bénéfices de l’externalisation :
- Conformité sociale : suivi externe et simplifié de la législation et des contraintes réglementaires grâce à l’expertise d’un prestataire
- Réduction des coûts : externaliser certaines tâches RH permet de réduire les coûts grâce à l’automatisation des processus via un logiciel RH ou un SIRH.
- Optimisation des processus sans faire appel à de nouvelles compétences en interne et permettre la concentration sur d’autres expertises (Gestion des compétences…)
- Flexibilité et souplesse de fonctionnement en fonction de l’activité et des priorités
Éviter l’externalisation RH de masse
Il est déconseillé de tout externaliser d’un coup. Il faut y aller étape par étape en analysant les processus et les tâches, un(e) à un(e), afin de prioriser ceux ou celles qui sont « externalisables ».
Quatre questions pour guider votre réflexion afin d’évaluer le coût/bénéfice :
- La complexité : la tâche nécessite-t-elle une expertise particulière ?
- La charge : la tâche/le processus nécessite-t-elle un temps de traitement long ?
- La criticité : en cas d’erreur, quel est le degré de risque pour l’organisation ?
- Le périmètre : combien d’intervenants sont mobilisés sur tel processus ?
Choisir les bons outils et associer les équipes RH au projet
L’externalisation est souvent perçue comme une menace auprès des équipes concernées.
Les peurs principales à appréhender ?
- Perte de contrôle
- Peur de la dépendance
- Perte des savoirs
- Déficit de création d’emploi par l’entreprise, etc.
Dans le domaine RH, particulièrement, la peur de « déshumanisation » des relations avec les salariés est très présente. Il est donc primordial de ne pas piloter l’externalisation RH uniquement par les coûts ! Pour lever les appréhensions, il est pertinent d’associer les équipes RH très en amont du projet et de communiquer au maximum auprès d’eux sur l’avancement des étapes. Choisir un prestataire à taille humaine et des outils performants demeure également essentiel. Leurs objectifs :
- Automatiser les tâches les plus chronophages : révision salariale, paie, gestion des demandes RH courantes…
- Intégrer les évolutions légales et assurer la conformité
- Faciliter le suivi et le pilotage des ressources humaines en centralisant les données salariés : BSI, Core RH
- Partager l’information et faciliter le dialogue social : BDES
Organiser une transition progressive et intelligente vers l’externalisation RH
Externaliser une fonction, cela suppose de passer d’un lien hiérarchique à un lien contractuel avec un partenaire extérieur. Ce n’est pas toujours simple car il est possible que le responsable du département concerné et ses équipes craignent la dépendance. Couplé à cela, la peur de voir la qualité des prestations se dégrader peut être aussi présente. Pour éviter ces ressentis, il s’agit de confier en priorité les fonctions éloignées de son cœur de métier, à des spécialistes, afin de se recentrer sur les fonctions stratégiques. Ainsi, par exemple, si vous externalisez la formation ou le recrutement, vous continuerez à définir la stratégie de vos politiques. Mais, c’est un prestataire dédié qui les mettra en œuvre : relations avec l’Opca, les organismes de formation, gestion de la logistique, suivi… Idem pour la BDES : au lieu de créer un outil interne peu flexible (type Excel) et souvent fastidieux, il est préférable de faire appel à un expert externe. Celui-ci s’appuie, en général, sur un outil digital, qui permet d’assurer l’automatisation d’un certain nombre de tâches, le transfert de données et, surtout, la prise en compte des dernières évolutions légales. Vos partenaires sociaux auront, en plus, un accès facilité à toutes les informations de l’entreprise. Ce qui en fait un outil de dialogue social clé.
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